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Nachfolgend findet Ihr die allgemeinen Policies und Richtlinien der Valtech Mobility GmbH im Kontext Compliance. // Below you will find the general policies and guidelines of Valtech Mobility GmbH in the context of compliance.

1. Code of Conduct

Code of Conduct

Präambel

Es ist unser Anspruch als Unternehmen, unseren Führungskräften und Mitarbeiter:innen nicht nur reine Jobs, sondern Gestaltungsspielräume zu bieten. Wer zu uns kommt, achtet nicht auf Titel, sondern treibt Themen voran und übernimmt Verantwortung. Und darum geht es hier. Verantwortung ist der zentrale Unternehmenswert für uns und unseren Way of Working.

Dieser Code of Conduct soll als Kompass für die Entscheidungen dienen, die wir alle im Rahmen unserer Tätigkeit für die Valtech Mobility GmbH tagtäglich treffen. Dabei gelten die in diesem Code of Conduct erläuterten Prinzipien an allen Standorten und in allen Geschäftsbereichen der Valtech Mobility GmbH und erfassen den Umgang mit allen Kolleg:innen, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und öffentlichen Stellen. Von unseren Geschäftspartnern erwarten wir ein entsprechendes Verhalten. Der Code of Conduct kann dabei nicht alle in ihm aufgeführten Themenkomplexe erschöpfend behandeln. Etwaige Einzelthemen können in begleitenden Richtlinien und Policies der Valtech Mobility GmbH tiefergehend geregelt werden. Es gilt somit kein Ausschlussprinzip, sondern der Code of Conduct und etwaige weitere Policies und Richtlinien ergänzen sich.

Dieser Code of Conduct zielt darauf ab, Rechtsverstöße und Fehlverhalten zu vermeiden und damit Schaden vom Unternehmen und unseren Angestellten abzuhalten. Wenn es jedoch zu Fehlern und Verstößen kommt, müssen wir Verantwortung übernehmen und handeln. Einerseits geht es dann um Sachverhaltsaufklärung und Schadensbegrenzung, andererseits darum, zu lernen und etwaige neue oder bislang unerkannte Risiken zu erkennen und mit ihnen proaktiv umzugehen. Wir wollen eine lernende Organisation sein, die unternehmerisch und gleichzeitig rechtskonform denkt und handelt. Die Valtech Mobility GmbH behält sich daher die Anpassung des Code of Conduct vor.

 

1. This is how we do it – this is Valtech Mobility

1.1 Rechtmäßiges Verhalten

 

Das geltende Recht ist Grundlage und zugleich Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit der Valtech Mobility GmbH. In diesem Code of Conduct geht es daher um die Sicherstellung der Einhaltung und Beachtung der geltenden Rechtsvorschriften. Die Valtech Mobility GmbH organisiert ihren Geschäftsbetrieb so, dass ihre Organe, Führungskräfte und Mitarbeiter rechtskonform handeln. Das erfolgt in dem Bewusstsein, dass Rechtsverstöße zu massiven Schäden und Nachteilen für die Valtech Mobility GmbH führen können. Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung von Bußgeldern und Schadenersatzforderungen, sondern auch um etwaige Imageschäden. Letztere lassen sich im Regelfall nur schwer beheben. Die Einhaltung des geltenden Rechts ist damit entscheidend für den nachhaltigen Erfolg der Valtech Mobility GmbH.

Schuldhafte Verstöße gegen diesen Code of Conduct werden von der Valtech Mobility GmbH nicht toleriert. Wer gegen ihn verstößt, muss mit angemessenen Konsequenzen rechnen. Diese können je nach Schwere des Verstoßes von arbeitsrechtlichen Maßnahmen über zivilrechtliche Schadensersatzansprüche bis hin zu strafrechtlichen Sanktionen reichen.

1.2 Menschenrechte & faire Arbeitsbedingungen

Die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen und der Europäischen Konvention zum Schutz der Menschenrechte und Grundfreiheiten regelt zentral die Anforderungen und Erwartungen der internationalen Gemeinschaft an die Achtung und Einhaltung der Menschenrechte. Als Unternehmen respektieren wir selbstredend die Menschenrechte. Gleichzeitig lehnen wir Kinder­, Zwangs­ und Pflichtarbeit sowie jegliche Form von moderner Sklaverei und Menschenhandel ab.

1.3 Chancengleichheit & Gleichbehandlung

Die Zusammensetzung der bei der Valtech Mobility GmbH Beschäftigten ist bunt, vielfältig und divers. Und das ist uns wichtig. Wir dulden keine Diskriminierung aufgrund von ethnischer oder nationaler Zugehörigkeit, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung, Hautfarbe, politischer Einstellung, sozialer Herkunft oder sonstiger gesetzlich geschützter Merkmale. Chancengleichheit und Gleichbehandlung sind zentrale Werte unseres Unternehmens. Auswahl, Einstellung und Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter:innen richten sich grundsätzlich nach ihren jeweiligen Qualifikationen und Fähigkeiten.

Mitarbeiter:innen, die bei der Arbeit Diskriminierung oder Belästigung erfahren haben, können sich diesbezüglich an die Vertrauenspersonen der Valtech Mobility GmbH wenden, wenn sie nicht die Whistleblower-Meldestelle der Valtech Mobility GmbH nutzen möchten.

1.4 Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz

Als Unternehmen sind uns Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter:innen sehr wichtig.  Wir gewährleisten daher Arbeits- und Gesundheitsschutz gem. der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, um physischen und psychischen Erkrankungen im Arbeitsumfeld vorzubeugen.

1.5 Nutzung von Unternehmensressourcen

Zu den Unternehmensressourcen gehören neben dem Unternehmensbudget, Arbeitsmitteln und entsprechender Ausstattung der Mitarbeiter:innen der Valtech Mobility GmbH natürlich auch geistiges Eigentum – also materielles und immaterielles Vermögen. Ein sorgfältiger, verantwortungsbewusster Umgang damit im Rahmen der jeweils geltenden Regularien und Vorgaben der Valtech Mobility GmbH und ihrer Unternehmensziele sowie der Gesetze ist Pflicht.

1.6 Zuwendungen & Korruptionsprävention

Wir tolerieren keine Korruption. Sie kann zu Geldbußen für das Unternehmen führen und strafrechtliche Verfolgung von Mitarbeiter:innen nach sich ziehen, vom Reputationsschaden für unser Unternehmen ganz zu schweigen. Was heißt das konkret? Geschäftliche Entscheidungen werden bei uns ausschließlich aus objektiven und nachvollziehbaren Gründen im Unternehmensinteresse getroffen. Wir nehmen daher keine Zuwendungen, insbesondere Geschenke oder Einladungen an, die uns in geschäftlichen Entscheidungen beeinflussen könnten. Gleichzeitig bieten wir unseren Geschäftspartner:innen sowie sonstigen Kontakten und Ansprechpartner:innen keine derartigen Zuwendungen an. Das gilt auch und insbesondere im Kontakt mit Behörden und Amtsträgern, für die regelmäßig strengere Anforderungen gelten als im nicht-behördlichen Bereich. Kleine sowie übliche, also sozial-adäquate Zuwendungen in angemessenem Umfang bleiben dabei unbedenklich, insbesondere wenn sie nicht im Zusammenhang mit geschäftlichen Entscheidungen stehen. Hinweise für die Bewertung von Geschenken und Einladungen findet Ihr in einer gesonderten Policy.

1.7 Interessenkonflikte, Prüfung von Geschäftspartnern

Interessenkonflikte können insbesondere aus engen persönlichen Beziehungen zu Geschäftspartnern und anderen Kontakten im Zusammenhang mit dem unternehmerischen Tätigwerden für unser Unternehmen entstehen. Um das zu vermeiden, trennen wir stets persönliche Interessen von den Unternehmensinteressen und treffen geschäftliche Entscheidungen ausschließlich auf Grundlage sachlicher Kriterien. Etwaige persönliche Verbindungen im Kontext unternehmensrelevanter Entscheidungen sind stets offen zu legen. Der Einkauf von Produkten und Dienstleistungen erfolgt über unsere Einkaufsabteilung entsprechend der internen Beschaffungsgrundsätze.

Grundsätzlich gilt, dass wir vor dem Eingehen von Geschäftsbeziehungen eine Geschäftspartner-Due Diligence durchführen, um Überraschungen in Geschäftsbeziehungen zu vermeiden. Dabei prüfen wir die Identität unserer Kunden und Geschäftspartner mit dem Ziel, ausschließlich mit seriösen Partnern Geschäftsbeziehungen einzugehen. Dabei geht es insbesondere auch um die Einhaltung der geltenden Vorgaben des Außenwirtschaftsrechts und der Geldwäschebekämpfung.

1.8 Spenden & Sponsoring

Als Unternehmen sind wir uns unserer Mitverantwortung in der Gesellschaft bewusst. Wenn wir uns daher sozial in Form von Spenden engagieren, dann erfolgt das immer auf freiwilliger Basis und ohne Erwartung von Gegenleistungen. Spenden an politische Parteien sowie parteinahe Stiftungen und Einrichtungen nehmen wir nicht vor. Die Vergabe von Spenden wird vorher in diesem Sinne geprüft und erfolgt stets transparent, d.h. Zweck, Spendenempfänger und Zuwendungsbestätigung des Spendenempfängers sind dokumentiert und nachprüfbar. Treten wir demgegenüber als Sponsor auf, ist das werblicher Natur mit dem Ziel der Marken- und Imagepflege.

1.9 Geschäftsgeheimnisse, Vertraulichkeit & Geheimhaltung

Wesentlich für unseren Erfolg als innovatives Unternehmen sind die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen und der vertrauliche Umgang mit geheimhaltungsbedürftigen Informationen. Wir gehen daher mit allen Informationen und Unterlagen in unserem Unternehmen, mit unserem Know-how, unserem geistigen Eigentum, jeglichen sensiblen Daten und sonstigen Geschäftsgeheimnissen sorgfältig um und schützen sie. Alle Informationen und Unterlagen, die nicht zur Offenlegung gegenüber unbefugten Dritten geeignet sind, sind dementsprechend unbedingt vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen. Auf das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen wird hingewiesen. Datenschutz ist als eigener Punkt in Ziff. 1.12 dieses Code of Conduct geregelt.

1.10 Außenauftritt & Kommunikation

Wenn wir für unser Unternehmen auftreten, insbesondere wenn wir öffentlich, auch im privaten Umfeld entsprechend kommunizieren, sind wir uns unserer Mitverantwortung für die Reputation der Valtech Mobility GmbH bewusst. Das gilt insbesondere bei der Nutzung von Social Media. Unsere Guidelines dazu findet Ihr im Intranet.

1.11 Kartellrecht

Das Prinzip des fairen und freien Wettbewerbs ist zentraler Pfeiler unserer Marktwirtschaft und wird durch Wettbewerbs- und Kartellgesetze geschützt. Verboten sind insbesondere Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen zwischen Wettbewerbern, die eine Verhinderung oder Einschränkung des freien Wettbewerbs bezwecken oder bewirken. Verstöße können empfindliche Geldbußen und Strafen nach sich ziehen, von Reputationsschäden ganz zu schweigen. Wir halten daher die wettbewerbs- und kartellrechtlichen Vorgaben konsequent ein.

1.12 Datenschutz

Der Datenschutz regelt den Schutz personenbezogener Daten und damit auch in unserem Unternehmen und in den Beziehungen unseres Unternehmens zu unseren Mitarbeiter:innen, Geschäftspartnern und sonstigen Kontakten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten setzt stets voraus, dass es dafür eine Rechtsgrundlage gibt. Wir halten uns an diesen Grundsatz und schützen personenbezogene Daten durch technische Maßnahmen so umfassend, wie möglich. Ziel ist stets die Wahrung der Betroffenenrechte. Auch hier gilt: Verstöße können empfindliche Geldbußen und Strafen nach sich ziehen, von Reputationsschäden ganz zu schweigen.

1.13 Cybersicherheit

Als Tech-Unternehmen ist ein verlässlicher Schutz vor Cyberrisiken von entscheidender Bedeutung für das Vertrauen unsrer Kunden und Geschäftspartner in uns und damit den Erfolg unseres Unternehmens. Wir arbeiten stetig an der Verbesserung unserer Maßnahmen, um einen umfassenden Schutz vor Cyberrisiken zu erreichen und bilden diesen im Mobility Information Security Manual ab. Den jeweiligen Stand findet Ihr im Intranet.

 

2. Und wenn etwas passiert ist?

Sind Fehler passiert oder gibt es Verstöße gegen diesen Code of Conduct oder habt Ihr Fragen zum Umgang mit seinen Inhalten, könnt Ihr Euch stets an Eure direkten Vorgesetzten wenden. Darüber hinaus steht Euch die Rechtsabteilung mit Rat und Tat zur Seite. Last not least könnt Ihr Verstöße oder Verdachtsmomente – auch anonym – über die Whistleblower-Meldestelle melden. Informationen zur Whistleblower-Meldestelle und zu relevanten Verstößen findet Ihr im Mobility Manual. Generell ist uns wichtig, dass die vorgenannten Stellen nicht für die Meldung unwahrer oder verleumderischer Hinweise missbraucht werden. Das kann zivil- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

 

Policy zum Umgang mit Einladungen und Geschenken im Geschäftskontext

Umgang mit Geschenken und Einladungen (= Zuwendungen) im Geschäftskontext

1. Grundsätzliches

  • Versand und Übergabe von Zuwendungen: ausschließlich über die Geschäftsadresse; gleiches gilt entsprechend für die Annahme von Zuwendungen von Geschäftspartnern,
  • keine Annahme bzw. Vergabe von Geldgeschenken und geldähnlichen Geschenken,
  • keine Zuwendungen in Abhängigkeit von der Vornahme betrieblicher Entscheidungen und auch nicht unmittelbar vor oder nach einer Geschäftsentscheidung (Ausnahme: angemessene Essenseinladungen),
  • keine Forderung von Zuwendungen von Geschäftspartnern sowie von Mitarbeitern der Valtech Mobility GmbH,
  • keine Zuwendungen an Dritte, die Mitarbeitern von Geschäftspartnern bzw. Forderung von Zuwendungen an Dritte, die Mitarbeitern der Valtech Mobility GmbH nahestehen,
  • grundsätzlich keine Zuwendungen an Entscheidungsträger im Bereich Beschaffung bzw. Einkauf (alternativ: Transparenz durch Abklärung mit der Geschäftsführung).

2. Angemessenheit der Zuwendung

Zuwendungen müssen stets angemessen sein. Entscheidend dafür ist, dass sie nach den jeweiligen Einzelfallumständen keine Eignung zur sachwidrigen Beeinflussung geschäftlicher Entscheidungen haben. Und was ist jetzt „angemessen“? Dass sind relativ. geringwertige Aufmerksamkeiten, die als sozial-adäquat gelten, d.h. als üblich und gewohnheitsmäßig anerkannt (für Amtsträger gelten andere Maßstäbe; vgl. unten). Und wie bewertet man das konkret? Dabei können die folgenden Fragen helfen, die Ihr Euch ehrlich beantworten müsst:

  • Lassen die üblichen Gepflogenheiten die Zuwendung zu bzw. steht sie in angemessenem Zusammenhang mit dem Anlass?
  • Würdet Ihr der Geschäftsführung oder Kollegen von dem Geschenk bzw. der Einladung erzählen oder würdet Ihr das vermeiden wollen?
  • Sind Geschenk oder Einladung dazu geeignet, eine unternehmerische Entscheidung des Empfängers so stark zu beeinflussen, dass der Schenker oder Einladende unfair bevorzugt wird?
  • Wenn Ihr die Empfänger seid – hättet Ihr das Gefühl, in der Schuld des Schenkenden / Einladenden zu stehen?

 

3. Prozedere und Wertgrenzen für die Annahme und Vergabe von Geschenken

Nachfolgend findet Ihr Wertgrenzen für die Annahme und Vergabe von Geschenken. Diese sind unternehmensspezifisch, also von der Valtech Mobility GmbH festgesetzt. Es kann also dazu kommen, dass Geschäftspartner Geschenke aufgrund anders lautender Regelungen ihres Unternehmens nicht annehmen dürfen.

  • Keine Annahme bzw. Gewährung einzelner Geschenke mit einem Wert von über EUR 50 brutto,
  • pro Mitarbeiter pro Geschäftsbeziehung: kein höherer Gesamtwert aller angenommenen bzw. gewährten Geschenke von mehr als EUR 300 brutto im Kalenderjahr,
  • ohne formlose schriftliche Genehmigung (E-Mail ok) des Vorgesetzten: keine Annahme bzw. Vergabe von Geschenken zwischen EUR 50 brutto (einzeln) und EUR 300 brutto (kumuliert),
  • ohne formlose schriftliche Genehmigung (E-Mail ok) der Geschäftsführung: keine einzelnen oder mehrere Geschenke kumuliert innerhalb eines Kalenderjahres über EUR 300 brutto pro Person und Geschäftsbeziehung,
  • wenn der Wert eines Geschenks unbekannt oder unklar ist, muss er in brutto nach Marktwert geschätzt werden.

 

4. Prozedere und Wertgrenzen für die Annahme und Vergabe von Essenseinladungen

  • keine Annahme von Essenseinladungen mit einem Wert über EUR 50 brutto pro Person,
  • Gesamtwert aller von einem Mitarbeiter pro Kalenderjahr pro Geschäftsbeziehung angenommenen bzw. gewährten Essenseinladungen: nicht > EUR 300 brutto,
  • ohne formlose schriftliche Genehmigung (E-Mail ok) des Vorgesetzten: keine Annahme bzw. Vergabe von Essenseinladungen im Wert von > EUR 100 brutto pro Person.

5. Prozedere und Wertgrenzen für Annahme und Vergabe von Einladungen zu Veranstaltungen

Die Annahme und Vergabe von Einladungen zu Veranstaltungen sind stets ganzheitlich zu betrachten und einzuordnen. Nur wenn die Ausprägung der Kriterien der Veranstaltung gemäß den nachfolgenden Aspekten überwiegend positiv ist, darf die Einladung angenommen bzw. an Geschäftspartner vergeben werden. Im Zweifel ist Rücksprache mit dem Vorgesetzten oder der Geschäftsführung zu halten.

Positive Ausprägung:

  • Ziel: keine unlautere Bevorzugung im Wettbewerb oder keine Pflichtverletzung gegenüber dem Unternehmen,
  • Stellung des Empfängers: hoch-/höherrangiger Geschäftspartner aus dem Wirtschaftsleben,
  • Beziehung der Beteiligten: keine operativen geschäftlichen Berührungspunkte,
  • Vorgehensweise: Transparenz der Zuwendung (z.B. durch Zustimmung des Vorgesetzten),
  • Wert: angemessen,
  • Anzahl: gelegentlich, 1-2x im Zeitraum von 12 Monaten,
  • Zeitpunkt: unabhängig von konkreter Geschäftsentscheidung,
  • Anwesenheit des Einladenden oder eines Vertreters: anwesend, Gästebetreuung somit vorhanden,
  • Dauer: < 24h,
  • Kreis der Eingeladenen: offen

Negative Ausprägung:

  • Ziel: unlautere Bevorzugung im Wettbewerb oder Pflichtverletzung gegenüber dem Unternehmen,
  • Stellung des Empfängers: Amtsträger,
  • Beziehung der Beteiligten: (enge) operative geschäftliche Berührungspunkte,
  • Vorgehensweise: keine Transparenz der Zuwendung (z.B. durch Zustimmung des Vorgesetzten),
  • Wert: hoher Wert bzw. unangemessen,
  • Anzahl: häufig, z.B. wöchentlich oder monatlich,
  • Zeitpunkt: zeitliche Nähe zu einer Geschäftsentscheidung, z.B. direkt davor oder danach,
  • Anwesenheit des Einladenden oder eines Vertreters: anwesend, Gästebetreuung somit vorhanden,
  • Dauer: > 24h inkl. Übernachtung/en etc.,
  • Kreis der Eingeladenen: exklusive Einladung, Einladung nahestehender Personen

Sonderfall: Zuwendungen an Amtsträger

Amtsträger sind nicht nur Beamte in Behörden, sondern auch Mitglieder der Bundesregierung und der Landesregierung sowie Verantwortliche und Mitarbeiter von Unternehmen, an denen staatliche Stellen Mehrheitsbeteiligungen halten. In Zweifelsfällen steht die Rechtsabteilung für Fragen gerne zur Verfügung. Entscheidend ist in welcher Funktion, im Rahmen welcher Tätigkeit (z.B. Mandatstätigkeit oder übertragene konkrete Verwaltungsaufgaben) eine Zuwendung erfolgt.

Aufgrund der restriktiven strafrechtlichen Vorschriften gilt für Zuwendungen an deutsche, europäische und ausländische Amtsträger, dass grundsätzlich keine Zuwendungen gewährt werden dürfen. Ausnahmen können in den folgenden Fällen gegeben sein:

  • kleine Aufmerksamkeiten (z.B. Reklame- / Streuartikel) mit einem Wert bis zu 10 EUR brutto oder um gewohnheitsmäßig anerkannte Zuwendungen (z.B. Einladung auf eine Tasse Kaffee, Mitnahme im Taxi vom Flughafen zur Besprechung),
  • übliche und angemessene Veranstaltungen, an denen der Amtsträger als Repräsentant seines Amtes bzw. im Rahmen seiner gesellschaftlichen Verpflichtungen teilnimmt,
  • Zustimmung (= vorab) oder unverzügliche Genehmigung (= nachträglich) der zuständigen Behörde zur Annahme der genehmigungsfähigen Zuwendung.

 

Zur Klarstellung: Verboten sind alle Zuwendungen, die auf eine pflichtwidrige Dienstausübung seitens des Amtsträgers abzielen. Selbige liegt dann vor, wenn der Amtsträger seine Dienstpflicht verletzt, d.h. die Diensthandlung selbst gegen ein Gesetz, eine Dienstvorschrift oder gegen eine konkrete Einzelweisung seines Vorgesetzten verstößt.

Steuerliche Gesichtspunkte

Geschenke an Arbeitnehmer:innen unterliegen grundsätzlich als Einnahmen der Besteuerung beim Empfänger. Davon nicht erfasst sind sogenannte Streuwerbeartikel (wie z.B. Kugelschreiber) bis zu einem Wert von 10 EUR. Bitte beachtet daher, dass bei der Annahme und Vergabe von Geschenken und Einladungen bestimmte steuerliche Gesichtspunkte zu beachten sind (u.a. Pauschalversteuerung nach § 37 b EStG). Insoweit wird an den Bereich Finance verwiesen.

Code of Work Ethics

1.Präambel

Die Valtech Mobility GmbH sieht verantwortungsvolles, nachhaltiges und rechtmäßiges Handeln als wesentlichen Teil ihrer Unternehmensstrategie an. In diesem Sinne gibt der vorliegende Code of Work Ethic die Ansichten der Valtech Mobility GmbH zu Arbeitsbedingungen und Menschenrechten wieder. Dabei gelten die in diesem Code of Work Ethic erläuterten Prinzipien an allen Standorten und in allen Geschäftsbereichen der Valtech Mobility GmbH und erfassen den Umgang mit allen Kolleg:innen, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und öffentlichen Stellen. Von unseren Geschäftspartnern erwarten wir ein entsprechendes Verhalten. Der Code of Work Ethic ergänzt den Code of Conduct der Valtech Mobility GmbH sowie alle sonstigen Richtlinien und Policies der Valtech Mobility GmbH. Etwaige Einzelthemen können in begleitenden Richtlinien und Policies der Valtech Mobility GmbH tiefergehend geregelt werden. Es gilt somit kein Ausschlussprinzip, sondern der Code of Work Ethics und etwaige weitere Policies und Richtlinien ergänzen sich. Die Valtech Mobility GmbH behält sich die Anpassung des Code of Work Ethic vor.

2.Work Ethic bei der Valtech Mobility GmbH

2.1 Rechtmäßiges Verhalten

Das geltende Recht ist Grundlage und zugleich Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit der Valtech Mobility GmbH. In diesem Code of Work Ethic geht es daher um die Sicherstellung der Einhaltung und Beachtung der geltenden Rechtsvorschriften. Die Valtech Mobility GmbH organisiert ihren Geschäftsbetrieb so, dass ihre Organe, Führungskräfte und Mitarbeiter rechtskonform handeln. Das erfolgt in dem Bewusstsein, dass Rechtsverstöße zu massiven Schäden und Nachteilen für die Valtech Mobility GmbH führen können. Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung von Bußgeldern und Schadenersatzforderungen, sondern auch um etwaige Imageschäden. Letztere lassen sich im Regelfall nur schwer beheben. Die Einhaltung des geltenden Rechts ist damit entscheidend für den nachhaltigen Erfolg der Valtech Mobility GmbH.

Schuldhafte Verstöße gegen diesen Code of Conduct werden von der Valtech Mobility GmbH nicht toleriert. Wer gegen ihn verstößt, muss mit angemessenen Konsequenzen rechnen. Diese können je nach Schwere des Verstoßes von arbeitsrechtlichen Maßnahmen über zivilrechtliche Schadensersatzansprüche bis hin zu strafrechtlichen Sanktionen reichen.

2.2 Menschenrechte und faire Arbeitsbedingungen

Die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen und der Europäischen Konvention zum Schutz der Menschenrechte und Grundfreiheiten regelt zentral die Anforderungen und Erwartungen der internationalen Gemeinschaft an die Achtung und Einhaltung der Menschenrechte. Als Unternehmen respektieren wir selbstredend die Menschenrechte. Gleichzeitig lehnen wir Kinder­, Zwangs­ und Pflichtarbeit sowie jegliche Form von moderner Sklaverei und Menschenhandel ab.

2.3 Vergütungen und Leistungen, Arbeitszeit

Die von der Valtech Mobility GmbH gezahlten Vergütungen bzw. erbrachten Leistungen entsprechen mindestens dem rechtlich gültigen und zu garantierenden nationalen Minimum, gehen aber regelmäßig darüber hinaus. Die Valtech Mobility GmbH erkennt den Grundsatz der gleichwertigen Entlohnung für gleichwertige Arbeit, insbesondere zwischen verschiedenen Geschlechtern an. Gleichzeitig erkennt die Valtech Mobility GmbH den Grundsatz an, dass die Arbeitszeit mindestens den jeweiligen nationalen gesetzlichen Vorgaben entspricht.

2.4 Chancengleichheit und Gleichbehandlung

Die Zusammensetzung der bei der Valtech Mobility GmbH Beschäftigten ist bunt, vielfältig und divers. Und das ist uns wichtig. Wir dulden keine Diskriminierung aufgrund von ethnischer oder nationaler Zugehörigkeit, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung, Hautfarbe, politischer Einstellung, sozialer Herkunft oder sonstiger gesetzlich geschützter Merkmale. Chancengleichheit und Gleichbehandlung sind zentrale Werte unseres Unternehmens. Auswahl, Einstellung und Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter:innen richten sich grundsätzlich nach ihrer jeweiligen Qualifikation und ihren Fähigkeiten.

Mitarbeiter:innen, die bei der Arbeit Diskriminierung oder Belästigung erfahren haben, können sich diesbezüglich vertrauensvoll an die Vertrauenspersonen der Valtech Mobility GmbH wenden, wenn sie nicht die Whistleblower-Meldestelle nutzen möchten.

2.5 Arbeitssicherheit, Gesundheits-, Brand- und Umweltschutz

Als Unternehmen ist uns der hohe Stellenwert von Arbeitssicherheit, Arbeits-, Gesundheits-, Brand- und Umweltschutz und – damit einhergehend – gesundheitsgerechter Beschäftigungsbedingungen bewusst. In diesem Sinne gewährleisten wir einen für die Beschäftigten kostenfreien Arbeits-, Gesundheits- und Brandschutz am Arbeitsplatz mindestens im Rahmen der jeweiligen national geltenden Gesetze. Insofern treffen wir in diesem Rahmen angemessene Maßnahmen und halten diese nach. Risiken im Unternehmen und im Berufsalltag unserer Beschäftigten versuchen wir systematisch zu erfassen und entsprechende Schutz- bzw. Präventionsmaßnahmen zu ergreifen. Das erfolgt im Rahmen einer Risikomatrix sowie in Gefährdungsbeurteilungen. Letztere dienen der Vermeidung von Zwischenfällen und Unfällen. Die Ausstattung der Arbeitsplätze unter Berücksichtigung ergonomischer Aspekte ist uns wichtig (Arbeitsplatz-Ergonomie). Sofern bei der Valtech Mobility GmbH mit Maschinen oder technischen Geräten gearbeitet wird, wird der Aspekt der Maschinensicherheit angemessen sichergestellt. Da bei der Valtech Mobility GmbH kein Umgang mit schwerem Gerät oder chemischen und biologischen Stoffen erfolgt, ist die Zurverfügungstellung von Schutzausrüstung nicht erforderlich. Die identifizierten Risiken sowie die entsprechenden Schutz- bzw. Präventionsmaßnahme werden regelmäßig überprüft. Ersthelfer:innen, Brandschutzhelfer:innen und Arbeitsschutzfachkräfte sind etabliert. Gleiches gilt für Maßnahmen des betrieblichen Umweltschutzes. Wir verweisen diesbezüglich auf unser Unternehmensleitbild zum Umweltschutz.

2.6 Vereinigungsfreiheit & Recht auf Kollektivverhandlungen

Die Valtech Mobility GmbH erkennt das Recht aller Mitarbeiter:innen an, im Rahmen der geltenden Gesetze Arbeitnehmervertretungen zu bilden und Kollektivverhandlungen zur Regelung von Arbeitsbedingungen zu führen. Mitarbeiter:innen werden aufgrund ihrer Zugehörigkeit bzw. Nichtzugehörigkeit zu einer Gewerkschaft oder Arbeitnehmervertretung weder bevorzugt noch benachteiligt. Gleichzeitig und unabhängig vom vorstehend Gesagten  ist es uns wichtig, im Unternehmen eine Kultur der vertrauensvollen und konstruktiven Zusammenarbeit zu prägen. Der regelmäßige Dialog zwischen Mitarbeiter:innen und der Unternehmensleitung wird daher angeregt und gefördert.

2. Code of Conduct Geschäftspartner

Präambel

 

Die Valtech Mobility GmbH legt großen Wert darauf, dass ihre Geschäftspartner aktiv zum Unternehmenserfolg beitragen. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit ist dabei von zentraler Bedeutung, um langfristige Geschäftsbeziehungen zu schaffen, die beiderseitigen Nutzen bringen. Daher betont die Valtech Mobility GmbH die Wichtigkeit einer engen Kooperation mit ihren Geschäftspartnern.

Im Einklang mit dem Prinzip der Nachhaltigkeit ist sich die Valtech Mobility GmbH ihrer Verantwortung bewusst, die ökonomischen, ökologischen und sozialen Auswirkungen ihres Handelns zu berücksichtigen. Gleiches erwartet das Unternehmen auch von seinen Geschäftspartnern.

Die folgenden Anforderungen konkretisieren die Erwartungen der Valtech Mobility GmbH an die Einstellung und das Verhalten ihrer Geschäftspartner im Geschäftsbetrieb. Diese Anforderungen bilden die Grundlage für eine erfolgreiche und verantwortungsvolle Gestaltung der Geschäftsbeziehungen.

 

1. Ziele und Geltungsbereich

In diesem “Code of Conduct für Geschäftspartner” (im Folgenden “Code of Conduct”) hat die Valtech Mobility GmbH ihre Ansprüche sowie Erwartungen und Forderungen an die Geschäftspartner in Bezug auf Nachhaltigkeit formuliert (im Folgenden “Nachhaltigkeitsanforderungen”).

Unter Nachhaltigkeit fallen Aspekte wie die Wahrung der Menschenrechte und des Umweltschutzes, ein ethisches und rechtlich einwandfreies unternehmerisches Handeln sowie die verantwortungsvolle Beschaffung von Rohstoffen.

Der Code of Conduct gilt verbindlich für alle Zulieferer, Vertriebspartner und sonstigen B2B-Geschäftspartner (im Folgenden “Geschäftspartner”) der Valtech Mobility GmbH, die eine Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen unterhalten.

Die Geschäftspartner verpflichten sich, die Nachhaltigkeitsanforderungen vertraglich an diejenigen Geschäftspartner (insbesondere Lieferanten) weiterzugeben, die mit der vertraglichen Beziehung mit der Valtech Mobility GmbH in Verbindung stehen. Sie sind dazu angehalten, angemessene Kontrollmaßnahmen einzuführen, um die Weitergabe der Nachhaltigkeitsanforderungen in der Lieferkette zu überprüfen.

Falls individuelle vertragliche Vereinbarungen mit den Geschäftspartnern von diesen Grundsätzen abweichen, haben diese Vorrang.

Die Nachhaltigkeitsanforderungen stützen sich unter anderem auf die Zehn Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen (UN), die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte, die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen sowie die Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Insbesondere werden die Grundrechte bei der Arbeit und die Leitprinzipien der Initiative Drive Sustainability berücksichtigt.

 

Darüber hinaus stützt sich dieser Code of Conduct auf national und international anerkannte Standards wie die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte, die insbesondere im Internationalen Pakt über bürgerliche und politische Rechte (ICCPR) und im Internationalen Pakt über wirtschaftliche, soziale und kulturelle Rechte festgelegt sind.

 

2. Grundsätzliche Nachhaltigkeits­anforderungen

Allgemein

Die Einhaltung der Nachhaltigkeitsanforderungen betrachtet die Valtech Mobility GmbH als unverzichtbar für jede Geschäftsbeziehung.

Es wird erwartet, dass die Geschäftspartner die Werte dieser Nachhaltigkeitsanforderungen durch ein strukturiertes und sachkundiges Management in den Geschäftsalltag integrieren. Das Management der Geschäftspartner sollte rechtliche und andere Anforderungen identifizieren, bewerten und die Beschäftigten entsprechend schulen, um die Einhaltung der Anforderungen sicherzustellen.

Die Geschäftspartner sind verpflichtet, stets das anwendbare Recht zu befolgen. Übersteigen die Nachhaltigkeitsanforderungen die Vorgaben des anwendbaren Rechts, so sind diese zusätzlich zu berücksichtigen.

Schaffung und Anwendung von Managementsystemen

Die gesetzlichen Verpflichtungen unserer Kunden bezüglich Nachhaltigkeit und Lieferkettenmanagement erfordern die Einführung von Managementsystemen entlang der gesamten Lieferkette. Um auf kommende Anforderungen und Überprüfungen vorbereitet zu sein, empfehlen wir auch unseren Geschäftspartnern, ein solches Managementsystem einzuführen.

Geschäftspartner mit Produktionsstandorten, an denen mehr als 100 Beschäftigte tätig sind, sollten eine Zertifizierung nach der internationalen Norm ISO 14001 oder der EMAS-Verordnung der Europäischen Union für diese Standorte anstreben.

Für Geschäftspartner mit Produktionsstandorten, an denen mehr als 1.000 Beschäftigte tätig sind, empfehlen wir zusätzlich eine Zertifizierung nach der internationalen Norm ISO 45001 oder einer vergleichbaren Norm für diese Standorte.

Unternehmenserklärung

Die Geschäftspartner verpflichten sich in einer Unternehmenserklärung (z. B. einen Verhaltenskodex) zu sozialen, ethischen und ökologischen Standards. Diese Erklärung sollte in Sprachen verfasst sein, die von den Beschäftigten vor Ort verstanden werden.

Nachhaltigkeitsbeauftragte

Die Geschäftspartner sollten einen Nachhaltigkeitsbeauftragten oder einen vergleichbaren Beauftragten benennen, der der Geschäftsführung über Nachhaltigkeitsziele und -maßnahmen im Unternehmen berichtet.

Schulungen

Die Geschäftspartner werden dazu ermutigt, eigene Schulungsprogramme zu entwickeln, um die Festlegung von Richtlinien, die Umsetzung von Prozessen und die Vermittlung von Erwartungen an ihre Beschäftigten zu verbessern. Es wird erwartet, dass die Beschäftigten kontinuierlich qualifiziert werden.

 

3. Nachhaltigkeits­anforderungen im Umweltschutz

Die Valtech Mobility GmbH legt Wert darauf, dass ihre Geschäftspartner ihre Umweltpolitik kennen und befolgen.

Treibhausgas-Emissionen

Die Geschäftspartner sind aufgefordert Maßnahmen zu ergreifen, um Luftemissionen, einschließlich Treibhausgasen, die eine Gefahr für die Umwelt und die Gesundheit darstellen, zu reduzieren. Hierzu gehört auch die proaktive Verringerung der Treibhausgas-Emissionen entlang der gesamten Lieferkette durch den verstärkten Einsatz von kohlenstoffneutralen Energiequellen.

Wenn Produkte an Valtech Mobility GmbH geliefert oder dieser gegenübr Dienstleistungen erbracht werden, sollen die Geschäftspartner auf Anfrage Informationen über den Gesamtenergieverbrauch in MWh und den CO2- Ausstoß in Tonnen (Scope 1, 2 und 3) auf Produktebene bereitstellen, um Umweltkennzahlen zu verbessern.

Zusätzlich empfehlen wir unseren Geschäftspartnern, wissenschaftlich fundierte und zeitgebundene Emissionsreduktionsziele und den Einsatz erneuerbarer Energien festzulegen, die mit dem Pariser Abkommen übereinstimmen und die Dekarbonisierung in der gesamten Wertschöpfungskette fördern.

Eine Verpflichtung zur CO2-Neutralität bis 2050 wird ebenfalls empfohlen.

Ressourceneffizienz

Die Geschäftspartner sollen Maßnahmen ergreifen, um eine effiziente Nutzung von Energie, Wasser und Rohstoffen sicherzustellen, erneuerbare Ressourcen zu nutzen und Umwelt- und Gesundheitsschäden zu minimieren.

Registrierung, Bewertung und Beschränkung von Stoffen, Rohstoffen

Die Geschäftspartner müssen geeignete Maßnahmen umsetzen, um den Einsatz von Stoffen und Materialien mit nachteiligen Auswirkungen auf die Umwelt oder die Gesundheit zu vermeiden, wie zum Beispiel krebserregende, erbgutschädigende oder fortpflanzungsgefährdende Stoffe. Hierbei sind internationale Übereinkommen und andere Rechtsinstrumente in Bezug auf die Herstellung, Verwendung, Handhabung und Entsorgung bestimmter Stoffe, insbesondere des Minamata-Übereinkommens über Quecksilber und des Stockholmer Übereinkommens über persistente organische Schadstoffe (POP), zu berücksichtigen.

Rohstoffe aus Tiefseebergbau sind aus der Lieferkette möglichst auszuschließen.

Kreislaufwirtschaft und Abfallmanagement

Die Geschäftspartner sollen angemessene Maßnahmen ergreifen, um Abfall zu vermeiden, Ressourcen wiederzuverwenden, zu recyceln und Restmüll, Chemikalien und Abwasser sicher und umweltfreundlich zu entsorgen. Diese Maßnahmen sollen vor allem während der Entwicklung, Produktion, Produktlebensdauer und dem Recycling am Ende der Lebensdauer sowie in anderen Tätigkeiten umgesetzt werden. Internationale Übereinkommen über die grenzüberschreitende Verbringung gefährlicher Abfälle, wie das Basler Übereinkommen über die Kontrolle der grenzüberschreitenden Verbringung gefährlicher Abfälle und ihrer Entsorgung, sind dabei zu beachten.

Die Verwendung von Sekundärmaterialien wird empfohlen, sofern dies technisch möglich und wirtschaftlich vertretbar ist.

Geschäftspartner sollen geschlossene Kreislaufsysteme fördern.

Wasser

Die Geschäftspartner sind aufgefordert, Maßnahmen zu ergreifen, um den Wasserverbrauch an ihren Standorten und entlang ihrer Lieferketten zu minimieren, insbesondere in wasserarmen Regionen. Dabei soll das Recht auf Wasser jederzeit respektiert werden.

Für Geschäftspartner, die Produkte an Valtech Mobility GmbH liefern, gilt die Anforderung, auf Anfrage Informationen über den gesamten Frischwasserverbrauch auf Produktebene zur Verfügung zu stellen.

Menschen, die von der Geschäftstätigkeit des Geschäftspartners betroffen sind, sollen jederzeit Zugang zu sicherem, akzeptablem und erschwinglichem Wasser in ausreichender Menge für den persönlichen Gebrauch haben.

Biodiversität

Die Geschäftspartner müssen die natürlichen Ökosysteme schützen, insbesondere bedrohte Lebensräume wilder Tiere, und eine nachhaltige Nutzung der natürlichen Ressourcen sicherstellen.

Sie sollen Lieferketten anstreben, die ohne Abholzung und Entwaldung auskommen, und sich an internationalen Vorschriften zur biologischen Vielfalt orientieren, wie zum Beispiel den Resolutionen und Empfehlungen des Center for Biological Diversity (CBD) und der Weltnaturschutzunion (IUCN).

Die ethisch einwandfreie und artgerechte Behandlung von Tieren wird von den Geschäftspartnern ebenfalls unterstützt und gefördert.

4. Nachhaltigkeits­anforderungen im Bereich der Menschenrechte und der Arbeitsrechte der Beschäftigten

Die Geschäftspartner verpflichten sich, die Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) in ihrer jeweils aktuellen Fassung zu respektieren, insbesondere hinsichtlich der Grundrechte bei der Arbeit.

Abschaffung von Kinderarbeit und Schutz junger Arbeitskräfte

Die Geschäftspartner müssen das Mindestalter für Beschäftigte in ihren Aktivitäten und Lieferketten einhalten. Sie stellen sicher, dass das Mindestalter gemäß geltendem Recht und den ILO-Standards festgelegt wird, um Kinderarbeit zu verhindern.

Keine moderne Sklaverei, kein Menschenhandel, kein unethisches Recruitment

Die Geschäftspartner ergreifen angemessene Maßnahmen, um Schuldknechtschaft, Zwangsarbeit, moderne Sklaverei und Menschenhandel in ihrem Geschäftsbereich und in der Lieferkette zu verhindern. Sie stellen sicher, dass die Arbeitsbeziehungen freiwillig und unter Berücksichtigung angemessener Kündigungsfristen geschlossen werden. Arbeitsverträge werden in verständlicher Sprache und wahrheitsgemäß verfasst.

Schutz der körperlichen Unversehrtheit, keine körperliche Züchtigung

Die Geschäftspartner setzen sich stark für den Schutz der körperlichen Unversehrtheit ein und verhindern jegliche Beteiligung an Gewalttaten wie Entführungen, Folterungen oder Tötungen. Körperliche Strafen als Disziplinarmaßnahmen sind untersagt.

Vergütung und Leistungen

Die Geschäftspartner verpflichten sich, ihren Beschäftigten einen angemessenen Lohn zu zahlen. Dieser angemessene Lohn sollte mindestens dem gesetzlichen Mindestlohn entsprechen und darüber hinaus den Lebensstandard der Beschäftigten und ihrer Familien gewährleisten (existenzsichernder Lohn). Die Bezahlung muss direkt, vollständig und pünktlich erfolgen.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Brandschutz

Die Geschäftspartner haben die Verpflichtung, sämtliche geltenden Arbeits-, Gesundheits- und Brandschutzgesetze zu erfüllen. Hierfür müssen sie einen Prozess einführen, der eine kontinuierliche Reduzierung von gesundheits- und sicherheitsbedingten Risiken am Arbeitsplatz ermöglicht und den Arbeits-, Gesundheits- und Brandschutz verbessert. Die Kosten für Arbeitsschutzmaßnahmen dürfen nicht den Beschäftigten auferlegt werden.

Insbesondere sind die Geschäftspartner angehalten, folgende Maßnahmen umzusetzen:

  1. Die Beschäftigten müssen in einer für sie verständlichen Sprache über identifizierte Gefahren sowie präventive und korrektive Maßnahmen zur Risikominimierung informiert werden.
  2. Es sind angemessene Qualifikationsmaßnahmen durchzuführen, um arbeitsbedingte Gesundheitsprobleme zu verhindern, Arbeitsunfälle zu vermeiden, Erste-Hilfe-Maßnahmen durchzuführen, das Chemikalienmanagement zu beherrschen und den Brandschutz zu gewährleisten.
  3. Die erforderliche Schutzausrüstung und Schutzkleidung müssen den Beschäftigten kostenfrei zur Verfügung gestellt werden.
  4. Es sind angemessene Brandschutzmaßnahmen (technischer, baulicher und/oder organisatorischer Art) zu ergreifen, um Schäden im Brandfall zu minimieren.
  5. Die Überwachung und Kontrolle von arbeitsbedingten Gesundheits- und Sicherheitsgefahren (wie chemische, biologische, physikalische und physiologische Gefahren) sowie entsprechender Schutzmaßnahmen ist erforderlich.
  6. Alle verwendeten Chemikalien sind entsprechend dem global harmonisierten System zur Einstufung und Kennzeichnung von Chemikalien (GHS) oder, in europäischen Ländern, der Classification, Labelling und Packaging (CLP) Verordnung zu kennzeichnen. Die Lagerung, der Transport und die Handhabung der Chemikalien müssen den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben entsprechen.
  7. Geeignete Notfallpläne müssen ausgearbeitet und Erste-Hilfe-, Brandschutz- und medizinische Versorgungsleistungen sowie entsprechendes Material und angemessene Transportmittel für die weitere Behandlung zur Verfügung gestellt werden.
  8. Es muss für ausreichende Notausgänge, Fluchtwegen und Sammelplätze gesorgt werden, die durchgängig deutlich gekennzeichnet sind.

Im Falle eines Unfalls müssen Erste-Hilfe-Maßnahmen und medizinische Versorgung gewährleistet werden. Bei Gesundheitsgefahren wie Pandemien müssen die Geschäftspartner alle erforderlichen Schutzmaßnahmen für ihre Beschäftigten und die Gesellschaft ergreifen. Dabei sind sämtliche von den lokalen Behörden erlassenen Maßnahmen vollumfänglich zu beachten und einzuhalten.

Arbeitszeiten

Die Geschäftspartner gewährleisten, dass die Arbeitszeiten den geltenden nationalen Vorschriften und den branchenüblichen Anforderungen entsprechen.

Arbeits- und Lebensbedingungen

Die Geschäftspartner stellen ihren Beschäftigten angemessene Einrichtungen wie Toiletten, Zugang zu Trinkwasser und hygienische Verpflegungsanlagen zur Verfügung. Wenn Schlafunterkünfte notwendig sind, werden angemessene Bedingungen sichergestellt.

Umweltschutz

Die Geschäftspartner achten darauf, keine schädlichen Auswirkungen auf die Umwelt zu verursachen, einschließlich Bodenveränderungen, Wasserverschmutzung, Luftverschmutzung oder übermäßigem Wasserverbrauch.

Menschenrechtsaktivisten

Die Geschäftspartner respektieren das Recht auf freie Meinungsäußerung und Vereinigungsfreiheit und dulden keine Bedrohungen, Einschüchterungen oder Gewalt gegen Menschenrechts- oder Umweltaktivisten.

Vereinigungsfreiheit und Tarifverhandlungen

Die Geschäftspartner erkennen das Recht der Beschäftigten an, Gewerkschaften und Arbeitnehmervertretungen zu gründen und beizutreten. Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Gewerkschaftsaktivitäten sind verboten.

Keine Diskriminierung und keine Belästigung

Die Geschäftspartner unterlassen jegliche Form von Diskriminierung, Einschüchterung oder Belästigung am Arbeitsplatz, einschließlich Benachteiligungen aufgrund von Herkunft, Geschlecht, Religion, Gesundheitszustand und anderen persönlichen Merkmalen.

Einsatz von Sicherheitskräften

Die Geschäftspartner stellen sicher, dass die Beauftragung von Sicherheitskräften keine Menschenrechtsverletzungen verursacht und nicht zur unrechtmäßigen Kontrolle von Abbaustätten oder Lieferketten führt.

Minderheiten, Schutzbedürftige und indigene Völker

Die Geschäftspartner achten die Lebensbedingungen von Minderheiten, Schutzbedürftigen und lokalen Gemeinschaften.

Diversität und Inklusion

Die Geschäftspartner fördern eine integrative Kultur, die Vielfalt schätzt, und gewährleisten, dass alle Beschäftigten ihr volles Potenzial ausschöpfen können. Die Zusammenarbeit mit diversen Geschäftspartnern wird ebenfalls gefördert.

Die oben genannten Grundsätze sollen von den Geschäftspartnern eingehalten und respektiert werden, um ethische und sozial verantwortliche Geschäftspraktiken sicherzustellen.

 

5. Nachhaltigkeits­anforderungen an die Unternehmensethik

Die Geschäftspartner handeln jederzeit integer und ergreifen angemessene Maßnahmen zur Beseitigung von festgestellten Verstößen.

Vermeidung von Interessenkonflikten

Die Geschäftspartner treffen ihre Entscheidungen ausschließlich auf der Grundlage sachlicher Kriterien und lassen sich nicht von irrelevanten Interessen oder Beziehungen beeinflussen.

Verbot von Korruption

Die Geschäftspartner lehnen jegliche Form von Korruption ab, einschließlich “Facilitation Payments” für routinemäßige Amtshandlungen. Sie stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter, Subunternehmer oder Vertreter weder Bestechungsgelder, Schmiergelder, unzulässige Spenden noch andere unzulässige Zahlungen an Amtsträger oder Dritte gewähren, anbieten oder entgegennehmen.

Wahrung des freien Wettbewerbs

Die Geschäftspartner respektieren den fairen und freien Wettbewerb sowie die geltenden Wettbewerbs- und Kartellvorschriften. Es werden keine wettbewerbswidrigen Absprachen oder Vereinbarungen mit Wettbewerbern, Lieferanten, Kunden oder anderen Dritten getroffen, und sie missbrauchen keine mögliche marktbeherrschende Stellung.

Einhaltung von Import- und Exportkontrollen

Die Geschäftspartner achten streng auf die Einhaltung der jeweils geltenden Gesetze für den Import und Export von Waren, Dienstleistungen und Informationen. Auch die relevanten Sanktionslisten werden beachtet.

Zudem gewährleisten sie, dass alle Steuern, Abgaben und Lizenzgebühren, die im Zusammenhang mit dem Abbau, Handel und der Ausfuhr von Mineralen in Konflikt- und Hochrisikogebieten erhoben werden, im Einklang mit dem jeweils geltenden Recht entrichtet werden.

Verbot von Geldwäsche

Die Geschäftspartner stellen sicher, dass alle geltenden gesetzlichen Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche in ihrem Geschäftsbetrieb eingehalten werden.

Schutz des geistigen Eigentums

Die Geschäftspartner respektieren die Rechte des geistigen Eigentums und sorgen für den entsprechenden Schutz von Daten.

Sicherung vertraulicher Informationen

Die Geschäftspartner gewährleisten, dass schützenswerte Daten wie Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Informationen sachgerecht und gesetzeskonform erhoben, verarbeitet, gesichert und gelöscht werden. Ihre Mitarbeiter werden entsprechend verpflichtet. Schützenswerte Daten dürfen nicht unbefugt an Dritte weitergegeben oder anderweitig veröffentlicht werden und müssen entsprechend geschützt werden.

Einsatz von künstlicher Intelligenz

Datenschutz und Datensicherheit sind grundlegende Voraussetzungen für den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI). Die Geschäftspartner gewährleisten, dass sämtliche KI-basierten Entwicklungen den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. KI-Systeme müssen zuverlässig und diskriminierungsfrei gestaltet sein, wobei die Steuerung der KI-Anwendungen durch Menschen erfolgt.

Unterstützung bewaffneter Gruppierungen ausgeschlossen

Die Geschäftspartner stellen sicher, dass ihre Geschäftstätigkeit nicht zur direkten oder indirekten Unterstützung von nichtstaatlichen bewaffneten Gruppierungen beiträgt.

Offenlegung und Information

Die Geschäftspartner erfassen Informationen über ihre geschäftlichen Aktivitäten, Arbeitsweisen, Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltschutzmaßnahmen. Diese Informationen werden auf Anfrage von Valtech Mobility GmbH zur Verfügung gestellt, sofern die Weitergabe im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen steht.

 

6. Nachhaltigkeits­anforderungen zu verantwortungsvollen Lieferketten

Transparenz

Transparenz ist ein wesentlicher Bestandteil der Bemühungen der Valtech Mobility GmbH, Nachhaltigkeitsrisiken in ihrer Lieferkette zu erkennen und zu minimieren. Daher werden die Geschäftspartner des Unternehmens auf Anfrage Informationen über ihre Lieferketten offenlegen, die zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen von Valtech Mobility erforderlich sind. Diese Offenlegungspflicht wird auch an die Lieferanten der Geschäftspartner weitergegeben.

Im Rahmen dieser Transparenzanforderungen kann es notwendig sein, dass die Geschäftspartner detaillierte Informationen über ihre Lieferkette bis hin zum Ursprung des Materials, einschließlich Schnittstellen wie Schmelzhütten und Raffinerien, gegenüber Valtech Mobility GmbH offenlegen. Zudem müssen sie Nachweise für Managementsysteme oder Verifizierungen durch Dritte erbringen, um Nachhaltigkeitsrisiken in der Lieferkette auszuschließen oder zu reduzieren.

Rohstofflieferketten

Besonderes Augenmerk liegt auf den Rohstofflieferketten, da sie erhebliche Auswirkungen auf Menschen und den Planeten haben. Deshalb sind alle Akteure entlang der Rohstofflieferkette verpflichtet, die Einhaltung von Menschenrechten sowie den Schutz der Umwelt besonders zu berücksichtigen.

In Bezug auf relevante Rohstoffe müssen die Geschäftspartner insbesondere die Sorgfaltspflicht gemäß dem

„OECD-Leitfaden für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht zur Förderung verantwortungsvoller Lieferketten für Minerale aus Konflikt- und Hochrisikogebieten“ einhalten.

 

7. Überprüfung der Einhaltung der Nachhaltigkeits­anforderungen durch die Valtech Mobility GmbH

Grundsätzliches

Die Valtech Mobility GmbH behält sich das Recht vor, vor Vergabe eines neuen Auftrags und während der gesamten Geschäftsbeziehung die Einhaltung der Nachhaltigkeitsanforderungen regelmäßig, stichprobenartig oder anlassbezogen zu überprüfen.

Diese Überprüfung kann unter anderem durch eine Risikoeinschätzung des relevanten Geschäftsbereichs des Geschäftspartners, die Selbstauskunft des Geschäftspartners und/oder durch Experten vor Ort (Vor-Ort- Überprüfung) erfolgen. Die Vor-Ort-Überprüfung findet nur zu den regulären Geschäftszeiten in Anwesenheit von Vertretern des Geschäftspartners und unter Einhaltung des geltenden Rechts, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz, statt. Die Geschäftspartner ergreifen angemessene Maßnahmen, um der Valtech Mobility GmbH das Recht einzuräumen, entsprechende Prüfungen auch bei deren eigenen Geschäftspartnern durchzuführen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Vorvertragliche Prüfung

Werden bei vorvertraglichen Prüfungen Nachhaltigkeitsrisiken festgestellt, sind die daraus resultierenden Maßnahmen für den anschließend abgeschlossenen Vertrag verbindlich. Der Geschäftspartner verpflichtet sich in diesem Fall, jede festgestellte oder drohende Verletzung der Nachhaltigkeitsanforderungen in seinem Geschäftsbereich oder in seiner Lieferkette innerhalb einer angemessenen Frist zu prüfen und ohne zusätzliche Kosten für die Valtech Mobility GmbH zu beheben. Das Ergebnis der vorvertraglichen Prüfungen bezüglich der Nachhaltigkeitsanforderungen ist ein relevantes Kriterium für die Vergabe.

Verletzung der Nachhaltigkeits­anforderungen bei einem Geschäftspartner

Falls eine Verletzung der Nachhaltigkeitsanforderungen bei einem Geschäftspartner eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, ist die Valtech Mobility GmbH berechtigt, sofort angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um die Verletzung zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren. Der Geschäftspartner ist in einem solchen Fall verpflichtet, alle angemessenen Schritte zu unternehmen, um die Verletzung zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren. Wenn die Verletzung nicht in absehbarer Zeit behoben werden kann, muss der Geschäftspartner umgehend ein Konzept zur Beendigung oder Minimierung der Verletzung (einschließlich eines konkreten Zeitplans) erstellen und umsetzen. Falls gesetzlich erforderlich, wird die Valtech Mobility GmbH angemessen in die Erstellung des Konzepts einbezogen.

Verletzung der Nachhaltigkeits­anforderungen in der Lieferkette des Geschäftspartners

Wenn konkrete Anhaltspunkte vorliegen, die eine mögliche Verletzung von menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflichten in der vorgelagerten Lieferkette (bei mittelbaren Zulieferern der Valtech Mobility GmbH) nahelegen (substantiierte Kenntnis), muss der Geschäftspartner unverzüglich:

  1. an einer Risikoanalyse der Valtech Mobility GmbH mitwirken,
  2. angemessene Präventionsmaßnahmen gegenüber dem betreffenden Geschäftspartner festlegen, und
  3. die Valtech Mobility GmbH bei der Erstellung und Umsetzung eines Konzepts zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung angemessen unterstützen.

Sonstige Folgen

Falls ein Geschäftspartner gegen die Nachhaltigkeitsanforderungen verstößt oder sich nicht daranhält, behält sich die Valtech Mobility GmbH das Recht vor, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Rechte zu wahren.

Dies kann die Aufforderung zur Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen, die Überprüfung gemeldeter Verbesserungen/Maßnahmen, den Ausschluss von neuen Aufträgen und sogar die Kündigung des Vertrags einschließen. Die Valtech Mobility GmbH kann jedoch von ihrem Kündigungsrecht absehen, wenn der Geschäftspartner glaubhaft versichert und nachweist, dass er sofortige Gegenmaßnahmen ergriffen hat, um zukünftige ähnliche Verstöße zu vermeiden.

 

8. Meldung von Fehlverhalten

Meldung von Fehlverhalten und Schutzmechanismen

Um das Wohlergehen der Beschäftigten, Geschäftspartner, Dritter und der Valtech Mobility GmbH zu gewährleisten, ist es von entscheidender Bedeutung, Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen, zu untersuchen und umgehend zu beheben. Dies erfordert die Aufmerksamkeit aller Beteiligten sowie die Bereitschaft, bei konkreten Anzeichen schwerwiegender Regelverstöße darauf hinzuweisen.

Beschwerdeverfahren für Geschäftspartner

Jeder Geschäftspartner richtet ein geeignetes Beschwerdeverfahren für sein Unternehmen ein. Dieses System ermöglicht es Mitarbeitern und anderen potenziell betroffenen Personen, Bedenken hinsichtlich Geschäftsethik, Menschenrechten oder Umweltaspekten anonym und vertraulich vorzubringen, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen.

Die Geschäftspartner verpflichten sich, keine Maßnahmen zu ergreifen, die den Zugang zum Beschwerdeverfahren behindern, erschweren oder versperren. Zudem sind sie dazu angehalten, die in obigem Satz genannten Pflichten vertraglich an ihre Zulieferer weiterzugeben und sicherzustellen, dass diese Verpflichtungen entlang der gesamten Lieferkette weitergetragen werden.

Hinweisgebersystem der Valtech Mobility

Die Valtech Mobility GmbH legt großen Wert auf relevante Hinweise von Geschäftspartnern, Kunden und anderen externen Parteien. Falls konkrete Hinweise auf mögliches Fehlverhalten seitens der Beschäftigten der Valtech Mobility GmbH, der Geschäftspartner oder der Geschäftspartner der Geschäftspartner während der Zusammenarbeit mit Valtech Mobility GmbH vorliegen, bietet das Unternehmen allen Beteiligten die Möglichkeit, diese Informationen über das Valtech Mobility GmbH Hinweisgebersystem zu melden.

Kontaktmöglichkeiten der Whistleblower-Meldestelle sind im Impressum der Webseite zu finden.

Die Geschäftspartner sind verpflichtet, ihren Beschäftigten uneingeschränkten Zugang zum Hinweisgebersystem von Valtech Mobility GmbH zu gewähren und keine Maßnahmen zu ergreifen, die diesen Zugang behindern, erschweren oder versperren. Darüber hinaus verpflichten sie sich, die in obigem Satz genannten Pflichten vertraglich an ihre Zulieferer weiterzugeben und sicherzustellen, dass diese Verpflichtungen in der gesamten Lieferkette eingehalten werden.

 

9. Schluss­bestimmung

Sofern in Einzelfällen abweichende vertragliche Vereinbarungen mit den Geschäftspartnern getroffen wurden, haben diese Vorrang vor den hier dargelegten Grundsätzen.

3. Whistleblowing

1. Zielsetzung, Zweck, Geltungsbereich

1.1. Zielsetzung

Die Valtech Mobility GmbH (nachfolgend auch „wir“ oder „unser Unternehmen“) verfolgt das Ziel, rechtswidriges Verhalten im Unternehmen zu verhindern, in jedem Fall jedoch umfassend aufzuklären und abzustellen. Dabei sind wir auf die Mithilfe von Hinweisgebern angewiesen, deren Schutz wir vor diesem Hintergrund sicherstellen wollen.

1.2. Zweck

Diese Richtlinie legt die Rahmenbedingungen für die Mitteilung von Hinweisen auf mögliche Rechtsverstöße in unserem Unternehmen fest.  Sie soll gewährleisten, dass Hinweise auf Verstöße entsprechend der gesetzlichen Vorgaben des Hinweisgebergesetzes und unter Berücksichtigung der gebotenen Vertraulichkeit verarbeitet, gespeichert, weitergegeben und archiviert werden können.

Gleichzeitig beschreibt die Richtlinie die Schutzvorkehrungen, die im Interesse von gutgläubigen Hinweisgebern bestehen und welche Folgen eine bewusste Falschmeldung nach sich ziehen kann.

2. Hinweise

2.1. Hinweisgeber

Berechtigt zur Meldung von Hinweisen sind Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder in deren Vorfeld Informationen über rechtliche Verstöße in unserem Unternehmen erlangen. Dies betrifft insbesondere unsere Angestellten, Bewerber, die Geschäftsführung sowie unsere Geschäftspartner1.

2.2. Meldefähige Verstöße & Folgen von Falschmeldungen

Vom Hinweisgeber gemeldet werden können Verstöße, die

  • strafbewehrt sind, z.B. Betrug, Korruption, Beleidigung, sexuelle Belästigung,
  • bußgeldbewehrt sind, z.B. Verstöße gegen das Kartellrecht,
  • gegen Rechtsvorschriften des Bundes, der Länder oder unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft verstoßen, z.B. im Bereich DSGVO, Produktsicherheit, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Für eine Meldung sind begründete Verdachtsmomente erforderlich oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden.

Vor einer Meldung sollte der Hinweisgeber daher eingehend prüfen, ob solche begründeten Verdachtsmomente tatsächlich vorliegen. Die bewusste Meldung falscher Tatsachen kann zur Strafbarkeit des Hinweisgebers führen und disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen. Eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldung kann darüber hinaus zu Schadenersatzverpflichtungen gegenüber der betroffenen Person führen.

 

1 Nachfolgend erfolgt die Benennung aus Vereinfachungsgründen einheitlich als Hinweisgeber.

2.3. Meldung

2.3.1. Interne oder externe Meldung

Wir ermutigen die Hinweisgeber grundsätzlich dazu, Gebrauch von unseren unternehmensinternen Meldekanälen (siehe Ziff. 2.3.3) zu machen, da sich manche Sachverhalte so ggf. schneller bearbeiten und aufklären lassen und demzufolge ggf. auch schneller entsprechende Maßnahmen getroffen werden können. Nichtsdestotrotz bleibt es Hinweisgebern unbenommen sich unmittelbar an die behördlichen Stellen zu wenden. Diese Möglichkeit steht einem Hinweisgeber jedoch auch dann noch zur Verfügung, wenn zunächst eine unternehmensinterne Meldung gemacht wurde und diese aus welchen Gründen auch immer nicht weiterverfolgt wurde.

2.3.2 Zuständige unternehmensinterne Stelle

Zuständig für die Annahme, Bearbeitung und Weiterverfolgung von Hinweisen in unserem Unternehmen ist die activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH als externe Ombudsstelle.

Die Valtech Mobility GmbH stellt sicher, dass diese Ombudsstelle ihre Tätigkeit unabhängig und ohne Interessenkonflikte ausführen kann und dass diese über die notwendige Fachkunde verfügt.

2.3.3 Art der Meldung (Meldekanal)

Die Meldung kann elektronisch, schriftlich oder mündlich erfolgen.

  • Elektronische Meldungen können erfolgen: Per E-Mail an folgende Adresse: [email protected]
  • Schriftliche Meldungen können postalisch an folgende Adresse erfolgen: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH externe Ombudsstelle der Valtech Mobility GmbH, Potsdamer Str. 3, 80802 München
  • Mündliche Meldungen können per Telefon unter der folgenden Telefonnummer erfolgen: +49 (0)89 / 91 92 94 – 900.

Vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers werden seine Meldungen dokumentiert durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder durch vollständige und genaue Niederschrift des Gesprächs durch die zuständige Stelle; dem Hinweisgeber wird Gelegenheit gegeben, das Gesprächsprotokoll zu überprüfen, dieses ggf. zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.

Auf Wunsch des Hinweisgebers kann die Meldung auch im Wege einer physischen Zusammenkunft erfolgen; ein entsprechender Termin muss dem Hinweisgeber innerhalb von 10 Arbeitstagen seit Anzeige eines solchen Verlangens eingeräumt werden. Für die Dokumentation gelten die obigen Regelungen zu mündlichen Meldungen entsprechend.

 

3 Verfahren nach Meldungseingang

3.1 Prüfung der Meldung

Die interne Stelle prüft den Sachverhalt unverzüglich auf Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen sowie das Vorliegen der Voraussetzungen der Ziffer 2.2 dieser Richtlinie und leitet gegebenenfalls die erforderlichen und zumutbaren Folgemaßnahmen ein (insbesondere z.B. interne Untersuchungen inkl. ggf. der Befragung betroffener Personen oder etwaiger weiterer Hinweisgeber, Verweis des Hinweisgebers an die zuständigen Stellen, Maßnahmen zur Einziehung von Betriebsmitteln, Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen oder den Abschluss des Verfahrens).

Bei Bedarf ersucht die interne Stelle den Hinweisgeber um weitere Informationen.

3.2 Einstellung des Verfahrens

Ist eine Meldung offensichtlich unbegründet, wurde sie offensichtlich ausschließlich aus denunziatorischen Motiven abgegeben, handelt es sich um einen Bagatellfall oder liegen keine ausreichenden Beweise vor, ist keine weitere Untersuchung veranlasst. Auf etwaige Folgen von Falschmeldungen wird hingewiesen (siehe Ziff. 2.2).

3.3  Bericht der internen Stelle

Die interne Stelle verfasst zu jeder Meldung einen Bericht in Textform an Geschäftsführung über den Verstoß, das Ergebnis der Prüfung und die empfohlene Maßnahme einschließlich der hierfür erforderlichen Schritte und des Zeitplans in Reaktion auf das Ergebnis. Das gilt auch im Falle der Einstellung gem. Ziff. 3.2. Will die Geschäftsführung von der Empfehlung abweichen, ist dies dokumentiert zu begründen. Enthält die Empfehlung Maßnahmen, die aus zwingenden rechtlichen Vorschriften resultieren,  kann die Geschäftsführung von der Empfehlung nicht abweichen.

Liegen folgende Voraussetzungen vor, ist die Ombudsstelle verpflichtet die Geschäftsführung innerhalb von 24 Stunden seit Kenntnisnahme zu informieren:

–   unmittelbare Gefahr für Leben, Körper und Gesundheit von Menschen, –          erhebliches Risiko der Rufschädigung des Unternehmens.

3.4 Information des Hinweisgebers

Die Ombudstelle bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen. Spätestens drei Monate nach dieser Bestätigung gibt sie dem Hinweisgeber eine Rückmeldung über geplante sowie bereits ergriffene Maßnahmen sowie die Gründe für diese. Die Pflicht zur Rückmeldung gilt auch dann, wenn bei längeren Untersuchungen nach Ablauf von drei Monaten noch kein Ergebnis der Prüfung vorliegt. In dem Fall beschränkt sich die Rückmeldung auf eine Information über den aktuellen Stand der Ermittlungen.

Die Rückmeldung an den Hinweisgeber darf nur erfolgen, wenn interne Nachforschungen oder Ermittlungen hierdurch nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind bzw. die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Eine Rückmeldung scheidet aus, wenn der Hinweis anonym erfolgt ist.

4 Schutz des Hinweisgebers

4.1 Schutz vor Repressalien

Ein Hinweisgeber darf aufgrund seiner Meldung keinen Repressalien oder deren Androhung ausgesetzt sein. Jede nachteilige Maßnahme zulasten des Hinweisgebers im Zusammenhang mit seiner Meldung ist verboten. Repressalien im Sinne dieser Richtlinie sind direkte oder indirekte Handlungen oder Unterlassungen in einem beruflichen Kontext, die durch eine interne oder externe Meldung oder eine Offenlegung ausgelöst werden und durch die dem Hinweisgeber ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.

4.2 Schadenersatz bei Repressalien

Hinweisgebern steht im Fall von Repressalien ein Recht auf Schadenersatz zu.

4.3 Keine Verantwortlichkeit

Der Hinweisgeber darf für die Beschaffung von oder den Zugriff auf Informationen seiner Meldung nicht rechtlich verantwortlich gemacht werden, soweit die Beschaffung bzw. der Zugriff keine Straftat darstellt.

Wenn der Hinweisgeber den berechtigten Grund zu der Annahme hatte, dass die Weitergabe bestimmter Informationen im Rahmen seiner Meldung erforderlich war, verletzt er keine Offenlegungsbeschränkungen.

5 Vertraulichkeit, Datenschutz

5.1 Vertraulichkeit

Sämtliche Hinweise sowie der Inhalt, einschließlich der Informationen zum Hinweisgeber selbst sowie in der Meldung genannter Dritter, werden vertraulich behandelt. Die im Rahmen des Hinweisverfahrens mit den Informationen umgehenden Personen wurden entweder ausdrücklich auf die Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung (z.B. als Rechtsanwalt).

Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt nicht, wenn:

  • der Hinweisgeber der Veröffentlichung seiner Identität ausdrücklich zugestimmt hat,
  • seine Identität im Rahmen einer Offenlegung absichtlich preisgegeben hat oder
  • die Offenlegung eine notwendige und verhältnismäßige Pflicht im Rahmen einer behördlichen oder gerichtlichen Untersuchung darstellt, insbesondere zur Wahrung der Verteidigungsrechte der betroffenen Person.

5.2 Datenschutz

Die im Rahmen einer Meldung mitgeteilten und im weiteren Verlauf des Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden gemäß den einschlägigen Datenschutzgesetzen verarbeitet.

Die Valtech Mobility GmbH hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um den Schutz personenbezogener Daten während und nach Abschluss des Verfahrens sicherzustellen.

Die Löschung der während des jeweiligen Verfahrens erstellten Dokumentation erfolgt zwei Jahre nach Abschluss des jeweiligen Verfahrens.

6 Revision

Für Pflege und Weiterentwicklung dieser Richtlinie ist die Rechtsabteilung verantwortlich.

Die hier enthaltenen Regelungen sind anlassbezogen, ansonsten regelmäßig mindestens jährlich daraufhin zu überprüfen, ob sie

  • vollständig,
  • aktuell,
  • wirksam und effektiv,
  • den betroffenen Mitarbeitern bekannt
  • und mit angemessenem Aufwand in den Betriebsablauf integrierbar sind.

4. Umweltpolitik

Wirtschaftliche, gewinnorientierte Entwicklung sowie Energieeinsparung und den Schutz unserer Umwelt sehen wir nicht als Zielkonflikt, sondern als gemeinsame Aufgabe. Daher verpflichten wir uns zum Schutz der Umwelt und verhindern Umweltbelastungen im Rahmen unserer Möglichkeiten. Dies geschieht durch die schrittweise Integration nachhaltiger, ökologisch orientierter Handlungsabläufe in allen Geschäftsangelegenheiten sowie durch die Reduktion der Umweltauswirkungen durch eine kontinuierliche Verbesserung des Umweltschutzes.

Insbesondere verpflichten wir uns, alle gültigen Gesetze, Verordnungen und sonstige Regelungen zum Umweltschutz einzuhalten. Ferner verankern wir eine umweltbewusste Unternehmenspolitik insbesondere in den Management- bzw. strategischen Planungsbereichen.

Im Rahmen unseres Umweltmanagementsystems konzentrieren wir uns besonders auf die folgenden Aspekte unserer Geschäftstätigkeit:

  • Reduktion von Treibhausgasen durch Verringerung des Energieverbrauchs und den Einsatz erneuerbarer Energien, insbesondere bei
    • Serverbetrieb, Dienstreisen und Fuhrpark
    • Heiz- und Klimatechnik und Strombezug an den Standorten (soweit es unser Einfluss im Rahmen der Anmietung zulässt)
  • energieeffiziente und ressourcenschonende Konzeption, Umsetzung und Betrieb unserer Softwarelösungen und -produkte
  • Beachtung von ökologischen Aspekten bei der Auswahl von Dienstleistern, Lieferanten und Produkten
  • Reduktion von Abfällen, Förderung von Wiederverwendung und Einsatz von Recycling-Produkten

 

Die jährliche Erarbeitung eines Umweltprogramms ist fester Bestandteil unseres Umweltmanagementsystems, dazu gehört insbesondere die Festlegung von Umweltzielen zur Verbesserung unserer Umweltleistung.

Bei der Entwicklung von Lösungen und neuen Produkte berücksichtigen wir frühzeitig relevante Umweltauswirkungen bei der Konzeption, der Umsetzung, dem Betrieb wie auch nach Ablauf der Nutzungsdauer unserer Lösungen und Produkte. Daher optimieren wir unseren Entwicklungsprozess über den gesamten Lebenszyklus unter Nachhaltigkeitsaspekten und versuchen, Zielkonflikte bewusst abzuwägen. Außerdem achten wir in der Entwicklung darauf, dass unsere Lösungen und Produkte auch im Einsatz bei unseren Kunden dazu beitragen, den Verbrauch von Energie und anderen Ressourcen zu reduzieren.

In unseren Entwicklungs-, Betriebs- und Logistikprozessen minimieren wir, wo immer möglich, unsere Emissionen und Abfallprodukte sowie den Verbrauch von Energie, Nutzfläche und anderen Ressourcen. Im Rahmen unserer Managementsysteme überwachen wir unseren Ressourcenverbrauch sowie Emissionen wie beispielsweise Lärm und Luftverschmutzung regelmäßig und berichten über die konkreten Entwicklungen.

Dabei beachten wir den Umweltschutz immer ganzheitlich, also in Bezug auf Wasser, Boden, Luft und Rohstoffe sowie Menschen. Wir finden schonende Lösungen für Landnutzung und vermeiden Entwaldung, wenn unsere Prozesse Auswirkungen darauf haben. Die Vielfalt der Arten ist uns wichtig, daher vermeiden wir mögliche Gefährdungen in unserem Handeln.

Wir halten alle unsere Mitarbeiter dazu an, Abfälle so weit wie möglich zu vermeiden und möglichst schon bei der Beschaffung ressourcenschonende und verpackungsarme Produkte zu bevorzugen. Im Zuge der kontinuierlichen Verbesserung wolle wir alle Prozesse darauf auslegen, möglichst wenig Ressourcen zu verschwenden und somit Abfälle gering zu halten. Dabei wollen wir die Nutzung von recycelten Produkten sowie die Wiederverwendung fördern und ausweiten.

Dazu gehört auch die Nutzung von erneuerbaren Energien und recycelten Ressourcen, womit wir den Abfall, der durch unsere Betriebstätigkeit entsteht, zusätzlich reduzieren können.

Für das Thema Umwelt und Nachhaltigkeit zeichnet die Geschäftsführung verantwortlich. Die Umweltpolitik ist Bestandteil unseres Compliance-Programmes und ist Teil unseres internen Schulungsprogrammes und wird auf unserer Webseite veröffentlicht.